Im Oktober 1971 verschickte der US-amerikanische Informatiker Ray Tomlinson die erste E-Mail der Welt. Und obwohl sie über 50 Jahre später durch Instant-Messenger wie WhatsApp, Telegram oder Signal und andere Chat-Systeme wie Slack oder Microsoft Teams ordentlich Konkurrenz bekommen hat, bleibt die E-Mail weiterhin ein wichtiger Internetdienst.

Bis 2018 ist das jährliche Aufkommen versendeter Mails in Deutschland sogar kontinuierlich gestiegen: Waren es 2000 noch 32,3 Milliarden Nachrichten, belief sich der Wert 2018 auf 848,1 Milliarden abgeschickte Mails – ohne Spam, wohlgemerkt. Rund 80 Prozent der Deutschen nutzen das Internet zum Versenden und Empfangen von E-Mails. Gerade für die Kommunikation mit Behörden oder in Geschäftsbeziehungen bleibt sie unerlässlich.

Darüber hinaus ist die Kombination aus E-Mail und Passwort nach wie vor die gängige Variante, um Nutzerkonten zu erstellen. Es gibt also genügend Gründe für eine eigene E-Mail-Adresse. Doch bei der Vielzahl an Anbietern stellt sich die Frage: Welcher E-Mail-Provider passt am besten zu mir? Wir haben die fünf beliebtesten Provider in Deutschland (Web.de, GMX.de, Gmail, Outlook [ehemals Hotmail], Telekom E-Mail) in fünf verschiedenen Kategorien verglichen (Stand Juni 2023).

#1 Speicherplatz und Anhang

In der kostenlosen Variante bieten Web.de (26,4 % Marktanteil im Jahr 2022 in Deutschland) und GMX.de jeweils 1 GB Speicherplatz für E-Mails und dazu 2 GB Cloud-Speicher. Beide Anbieter gehören zur 1&1 Mail und Media GmbH. Auch die Freemail-Version der Telekom E-Mail hat 1 GB E-Mail-Speicher in petto, dazu aber 3 GB Cloud-Speicher (für Kund:innen mit einem Mobilfunk- oder Internetvertrag sind es automatisch 15 GB). Outlook (von Microsoft) und Gmail (Google) gehen mit jeweils 15 GB kostenlosen Speicher ins Rennen. Allerdings wird bei Google der Speicher auch in den Diensten Google Fotos und Google Drive (Cloud-Speicher) angerechnet. Wer also beispielsweise bereits viele Dateien in der Cloud gespeichert hat, hat entsprechend weniger Platz für das Mail-Postfach. Bei Outlook hingegen gibt es zusätzlich noch 5 GB für den Microsoft Cloud-Dienst OneDrive. Punktsieger in der Kategorie Speicherplatz und Anhang ist demnach Outlook.

In Bezug auf den Anhang zeigen sich hier auch Web.de und GMX.de mit 20 MB gleichauf. Die Telekom E-Mail toppt das mit 32 MB. Das schlägt sogar Gmail (25 MB) und Outlook (standardmäßig 20 MB). Für den Versand von vielen Bildern, größeren Präsentationen oder Videos sind Filesharing-Dienste oder Cloud-Speicher mögliche Alternativen.

#2 Preise und Tarife

Neben den kostenlosen Varianten gibt es sowohl Web.de als auch GMX.de in den Tarifstufen 3,99 € oder 6,49 € monatlich. In beiden Fällen erhöht sich der Speicherplatz auf 500.000 Mails und die mögliche Größe für Anhänge auf 100 MB. Der Cloud-Speicher erhöht sich auf 7 GB respektive 12 GB. Beide Pakete sind dann werbefrei (die kostenlose Variante ist werbefinanziert). Das Telekom E-Mail-Paket M ist für 2,49 € monatlich zu haben. Die Anhanggröße bleibt bei 32 MB, dafür erhöht sich der E-Mail-Speicher auf 15 GB.

Möchte man den Speicher für Gmail erweitern, ist ein Abonnement für Google One notwendig. In der günstigsten Stufe „Basic“ erhält man für 19,99 € jährlich 100 GB für die Google-Dienste Gmail, Fotos und Drive. Zudem umfasst das Paket einen VPN-Service für mehrere Geräte. Microsoft Outlook Premium bzw. Microsoft 365 gibt es für 69,00 € im Jahr in der Single-Variante oder für 99,00 € jährlich für bis zu sechs Personen als Family-Paket. Der Postfachspeicher erhöht sich in beiden Fällen auf 50 GB und der Cloud-Speicher auf 1 TB pro Person. Gemessen an den Gesamt-GB für E-Mail- und Cloud-Speicher weist Outlook das beste Preis-Leistungsverhältnis auf.

#3 Datenschutz und Serverstandort

Sowohl Web.de, GMX.de als auch Telekom E-Mail gehören dem Sicherheitsverbund „E-Mail made in Germany“ an und werben mit deutschen Rechenzentren, die der DSGVO unterliegen. Die Datenschutzhinweise sind bei Web.de und GMX.de gleichlautend und umfassen transparent die Firmen, an die Daten gehen. In der Auswertung von Stiftung Warentest wurde allerdings moniert, dass Kund:innen keine „ausführlichen Hinweise finden, wie sie ihre Daten löschen lassen können.“

Microsoft geht nach eigenen Angaben „mit seinen Online-Services-Nutzungsbedingungen umfassende vertragliche Verpflichtungen bezüglich der DSGVO ein“. Allerdings werden wohl nur für Unternehmenskunden Daten automatisch in Deutschland gespeichert. Die Deutsche Datenschutzkonferenz hat sich zuletzt im Dezember 2022 mehrheitlich dafür ausgesprochen, dass eine DSGVO-konforme Nutzung von Microsoft-365-Diensten nicht möglich sei.

Umstritten ist auch der Passus in der Datenschutzerklärung von Google: „Wir erheben auch die Inhalte, die Sie bei der Nutzung unserer Dienste erstellen, hochladen oder von anderen erhalten. Dazu gehören beispielsweise E-Mails, die Sie verfassen und empfangen.“ Was genau das bedeuten soll, wird nicht erörtert. Fest steht, dass Strafverfolgungsbehörden Zugang zu Mails bekommen, sofern eine richterliche Anordnung besteht. Das ist aber sowohl in den USA als auch in Deutschland der Fall.  

#4 Sonderfunktionen

Web.de und GMX.de haben bis auf die Mail- und Cloud-Funktion nicht viele zusätzliche Funktionen zu bieten. Beworben werden die hauseigenen Magazine „Web.de informiert“ und „GMX Magazin“. Außerdem gibt es das Cashback-Programm „Web.Cent“: Kauft man bei „über 1.000 Partnern“, gibt es bis zu 20 % zurück. Outlook kommt mit einem integrierten Kalender daher. Richtig spannend wird es ab der Bezahlversion, wenn auch das Microsoft Office-Paket enthalten ist (u.a. Word, PowerPoint, Excel). Bei einem Google-Konto sind schon in der kostenfreien Variante die Äquivalente Google Doc, Slides und Sheets enthalten.

#5 Nachhaltigkeit

Web.de und GMX werben unisono damit „möglichst klimaneutral und stromsparend“ zu arbeiten, „mit modernster Technik und 100 % Ökostrom“ von einem deutschen Anbieter. Microsoft hat sich selbst auf die Fahne geschrieben, bis 2030 CO₂-negativ zu werden – also mehr Kohlendioxid aus der Atmosphäre zu entfernen, als verursacht werden. Google möchte bis 2030 den gesamten Energiebedarf „mit CO2-freier Energie decken“ und „120% des Wasserverbrauchs ausgleichen“.

Fazit: Welche E-Mail passt zu mir?

Den einen perfekten E-Mail-Anbieter gibt es nicht. Letztlich muss jede:r Nutzer:in individuell abwägen, in welchem Umfang und mit welchen Zusatzfunktionen eine E-Mail-Adresse benötigt wird. Wer nur eine simple Adresse benötigt, ist aus Datenschutzsicht bei deutschen Anbietern gut aufgehoben. Wer mehr Platz benötigt beziehungsweise das Ganze mit Büro-Anwendungen kombinieren möchte, erhält bei Microsoft und Google leistungsstarke Alternativen.

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Artikelbild: Daniel Thomas via unsplash.com