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C3 | Videokonferenzen

Hier lernst du, welche Anbieter es für Videokonferenzen gibt. Es geht auch darum, wie du eine Videokonferenz gut vorbereitest und sicher durchführst.

  • Videokonferenzen sind eine gute Möglichkeit, dich mit deinen Arbeitskolleg:innen und Geschäftspartner:innen auszutauschen, auch wenn euch vielleicht viele Kilometer trennen. Die meisten Programme kannst du entweder im Browser nutzen oder als Programm auf deinem Gerät installieren. Es lohnt sich, die Programme etwas näher anzusehen und Vor- und Nachteile eingehender zu recherchieren. Diese erste Übersicht über die bekanntesten Anbieter kann dir helfen:

    Einer der bekanntesten Anbieter ist das US-amerikanische Unternehmen Zoom. Die Bedienung der Software ist einfach. Zoom ist flexibel einsetzbar, da sie viele Schnittstellen zu anderen Diensten bietet. Die Video- und Tonqualität ist gut. Nachteilig ist, dass der Kundenservice auf Deutsch nicht so gut ausgebaut ist wie auf Englisch.

    Bitte bedenke: Da es sich um ein US-Unternehmen handelt, gelten die nutzerfreundlichen EU-Vorschriften zum Datenschutz hier nicht. Spielen diese in deinem Unternehmen oder in deiner Organisation eine wichtige Rolle, solltest du lieber zu einer Software mit Sitz in der EU greifen. So zum Beispiel zum deutschsprachigen Anbieter Cisco Webex. Darüber hinaus empfehlen wir einen Blick in die Sicherheitseinstellungen von Zoom. Hier solltest du darauf achten, dass die Videokonferenz nicht aufgezeichnet wird, um die Persönlichkeitsrechte der Teilnehmenden nicht zu verletzen. Außerdem kannst du den Zugriff auf die Videokonferenz mit einen Passwort schützen.

    Im Vergleich zu anderen Anbietern ist GoToMeeting (sehr) innovativ. Die Software verfügt beispielsweise über eine KI, also ein Programm, das automatisch Notizen und Protokolle von Besprechungen anlegen kann, aktuell aber nur auf Englisch. Bei GoToMeeting kannst du deinen digitalen Besprechungsraum nach deinen Wünschen gestalten, also zum Beispiel die Farbe ändern oder dein Logo einblenden. Wie bei Zoom ist der Kundenservice vor allem auf Englisch. Auch hier gelten die Datenschutzbestimmungen der USA.

    Cisco Webex eignet sich vor allem für größere Videokonferenzen. Bei der Einrichtung der einzelnen digitalen Besprechungsräume und auch während der Videokonferenz können sehr viele Details individuell eingestellt werden. Cisco Webex hat hohe Datenschutz- und Sicherheitsstandards und einen guten persönlichen Support, wenn man eine bezahlte Version nutzt. Daher wird Webex vor allem in Behörden und in weiteren staatlichen Einrichtungen genutzt.

    Microsoft Teams ist nicht nur eine Software für Videokonferenzen, sondern beinhaltet auch eine Chat-Funktion. Außerdem können Zusatzprogramme installiert werden, wie zum Beispiel der „Planner“, eine To do-Liste für ein Team.

    Wer Microsoft Teams in seiner Vollversion nutzen möchte, muss das Business-Paket von MS Office 365 kaufen. Hier gibt es viele Schnittstellen zu anderen Diensten wie zum Beispiel zum E-Mail-Programm Outlook. Die erstmalige Einrichtung von MS Teams dauert etwas länger. Es gibt auch eine eigenständige Basisversion, die kostenfrei ist.

    Microsoft ist ein US-Unternehmen und daher gelten US-Gesetze, was den Datenschutz betrifft. Andererseits betont Microsoft, dass die Daten auf Servern in der EU gespeichert werden. Sollte es Datenschutzbedenken in deinem Unternehmen geben, sollte dies ernst genommen werden und im Zweifel eine Software ausgewählt werden, deren Sitz in Europa oder in Deutschland liegt.

  • Damit eine Videokonferenz sicher abläuft, solltest du folgendes beachten:

    Verwende sichere Passwörter

    Um den Videoraum digital abzusichern, solltest du ein komplexes Passwort festlegen. Mit einfachen Zugangspasswörtern machst du es Hacker:innen nämlich leicht, durch Ausprobieren den Raum zu betreten.

    Beachte den Datenschutz

    Achte darauf, welchen Datenschutzbestimmungen der von dir genutzte Anbieter unterliegt: Werden Daten für Werbezwecke genutzt? Werden Cookies benutzt, um Präferenzen zu speichern? Kannst du diese Funktionen auch ausstellen?

    Führe Updates durch

    Die besten Einstellungen bringen nichts, wenn ein verwendetes Gerät – ob das Eigene oder das eine:r anderen Teilnehmer:in – mit Schadsoftware infiziert ist. Updates des Betriebssystems und weiterer Software solltest du regelmäßig und sorgfältig vornehmen.

    Versende Zugangsdaten sicher

    Um Missbrauch und unberechtigte Zutritte zu deinem Videoraum zu vermeiden, teile den Teilnehmer:innen die Zugangsdaten über vertrauenswürdige Kanäle mit. Das kann zum Beispiel der beruflich genutzte Messenger oder E-Mail-Dienst sein.

    Für eine gute Qualität deiner Konferenz sollte dein Gerät eine Kamera und ein Mikrofon besitzen. Jedes Smartphone, fast jeder Laptop und jedes Tablet haben beides. Mit einem Headset erreichst du in der Regel eine bessere Soundqualität und vermeidest Rückkopplungen. Achte zudem auf eine gute und stabile Internetverbindung. Suche dir einen ruhigen Ort. Mache dich dort mit den Funktionen des Programms vertraut und teste die Kamera und das Mikrofon.

  • Du hast mehrere Möglichkeiten, Inhalte während einer Videokonferenz zu teilen. Wenn du zum Beispiel eine PDF oder Charts zeigen möchtest, ist es am einfachsten, den Bildschirm zu teilen. Das bedeutet, dass andere Nutzer deinen Bildschirm sehen können. Du kannst entscheiden, ob du nur ein einzelnes Fenster oder deinen ganzen Bildschirm teilst. Den Button zum Teilen findest du am Rand (oben oder unten) deines Anbieters. Wenn du daraufklickst, kannst du auswählen, welche Teile des Bildschirms du freigeben möchtest.

    Auf einem Videoanruf ist eine abstrakte Figur zu sehen. Unten ist ein "Teilen"-Symbol und oben rechts im Bildschirm ein Kamera- und Telefonsymbol

    Du kannst auch den Chat benutzen, um Dateien zu teilen. Hier gibt es im Chatfenster, ähnlich wie bei den Messengerdiensten, ein Symbol, also eine Büroklammer oder ein Plus-Zeichen. Wenn du daraufklickst, kannst du auswählen, welche Art von Datei du senden möchtest.

    Bei einem Videoanruf ist rechts eine abstrakte Figur und Links ein Chatfenster auf einem Bildschirm zu sehen. Unten ist ein Chateingabefeld und oben rechts im Bildschirm ein Kamera- und Telefonsymbol

    Auf dem Smartphone funktioniert das Teilen des Bildschirms und von Dateien auch. Öffne dazu die jeweilige App auf deinem Telefon und such  nach einer Option, die „Teilen“ oder „Freigeben“ heißt und wähle dann die Datei oder Daten aus, die du teilen möchtest.

    Bei einem Videoanruf ist oben eine abstrakte Figur und unten ein Chatfenster auf einem Smartphone-Bildschirm zu sehen. Unten ist ein Chateingabefeld und oben rechts im Bildschirm ein Kamera- und Telefonsymbol
    • Nutze den Warteraum, den es bei vielen Anbietern gibt, wenn du eine Videokonferenz mit Personen machst, die nicht in deinem Unternehmen arbeiten. Hast du diesen Personen den Link zur Konferenz geschickt, gelangen sie in den Warteraum, wenn sie sich in die Konferenz einloggen. Du kannst die Gäste dann in die eigentliche Videokonferenz einladen. So ist sichergestellt, dass keine Fremden deinen Meetings beitreten.
    • Für Videokonferenzen sollte es eine Agenda geben, in der zu besprechende Themen und Ziele skizziert werden. Im Idealfall erhalten die Teilnehmenden diese Agenda vor der Besprechung. Auch die Protokollierung der Besprechung ist sinnvoll.
    • Wenn Personen in der Videokonferenz sich nicht kennen, solltest du allen die Gelegenheit geben, sich kurz vorzustellen.
    • Bitte die teilnehmenden Personen, ihr Mikrofon auszustellen, wenn sie gerade nicht sprechen.
    • Wenn du planst, eine Videokonferenz aufzuzeichnen, musst du vorher alle Teilnehmenden fragen, ob sie damit einverstanden sind. Teile gegebenenfalls auch mit, wo die Datei gespeichert wird.
    • Viele Anbieter haben die Funktion „Hand heben“ im Repertoire. So können Teilnehmer:innen signalisieren, dass sie etwas beitragen möchten. Weise auf diese Funktion hin, um Struktur in eine digitale Diskussion zu bringen.
    • Die Person, die moderiert, oder eine von ihr bestimmte andere Person sollte die Zeit im Blick behalten, sodass für alle wichtigen Punkte genug Zeit zur Verfügung steht.
    • Bei längeren Videokonferenzen empfiehlt es sich Pausen zu machen und in dieser Zeit nicht auf den Bildschirm zu schauen.
    • Bei Online-Fortbildungen oder Workshops muss zudem bedacht werden, dass die Aufmerksamkeitsspanne kürzer ist als bei einem Treffen vor Ort.
    • Je nachdem, wie erfahren die beteiligten Personen mit Videokonferenzen sind, kann es sein, dass es etwas mehr Ermunterung zur Beteiligung braucht.

    Wenn du ein Videokonferenz-Tool für dein Unternehmen nutzen möchtest, musst du mit diesem gemäß der DSGVO einen Auftragsverarbeitungsvertrag (kurz AVV) abschließen. Diesen stellen viele Anbieter bei der Anmeldung standardmäßig zur Verfügung.

Mein Wissen üben Gelernt

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