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C2 | Messenger & SMS

Hier lernst du verschiedene Arten von Textnahrichten kennen und erfährst Grundlagen zu Messengern und deren Benutzung im beruflichen Kontext.

  • SMS und MMS sind Nachrichtendienste. Mit einem klassischen Handy kannst du SMS und MMS versenden. Mit einem Smartphone kannst du das auch, aber es ist günstiger und oftmals einfacher, alles per Messenger zu senden.

    SMS steht für „Short Message Service“ (Deutsch = Kurznachrichtendienst). Eine SMS besteht aus lediglich 160 Zeichen, die du wie ein Telefonat über das Mobilfunknetz an andere Menschen sendest. SMS bedeutet zwar Kurznachrichtendienst, wir meinen mit einer SMS aber schlicht und einfach eine Kurznachricht. Da SMS noch sicherer sind als zum Beispiel Messenger, werden sie auch heute noch für beispielsweise Sicherheitsabfragen verwendet.

    Eine MMS ist auch eine Kurznachricht. Das M steht für „Multimedia“, also Audios, Videos und Fotos. Mit einer MMS kannst du multimediale Nachrichten an andere Geräte senden. Eine MMS ist also eine Art SMS mit Anhang. Für MMS nutzt du mobile Daten.

    Mit Messengern (Nachrichtendienste) wie WhatsApp, Signal oder Telegram kannst du in Echtzeit deinen Kolleg:innen oder Kund:innen online Nachrichten schreiben und Videos oder Bilder austauschen. Du kannst den Messenger auch nutzen, um zu telefonieren – mit und ohne Video. Dazu müssen sie aber den gleichen Messenger haben wie du. Du kannst den Messenger auch nutzen, um zu telefonieren – mit und ohne Video. Messenger nutzen entweder mobile Daten oder das WLAN. Du kannst Messenger einfach aus dem App-Store herunterladen und in der Regel kostenlos nutzen.

  • Die vorgestellten Messenger gibt es sowohl in kostenlosen als auch in kostenpflichtigen Versionen. Wenn du noch nicht weißt, welcher Messenger für dich und deine Arbeit passt, dann schaue dir einmal die folgende Auswahl an:

    Slack ist ein Instant-Messenger, mit dem du innerhalb von Arbeitsgruppen verschiedener Größen einfach kommunizieren kannst. Du kannst Slack mit anderen Diensten, wie Dropbox oder Google Drive verbinden. So kannst du neben der Kommunikation zwischen Kolleg:innen auch gemeinsam an Aufgaben arbeiten.

    Microsoft Teams bietet deinem Unternehmen eine Vielzahl nützlicher Funktionen. Du kannst Nachrichten an deine Kolleg:innen versenden, Anrufe und Videokonferenzen tätigen, Dateien teilen und in sogenannten Kanälen zusammenarbeiten und diskutieren. Der Dienst gehört zum Anbieter Microsoft, du kannst also mit MS Teams auch auf weitere Microsoft Office-Anwendungen zugreifen.

    Mattermost basiert auf einem Open-Source-Code mit einer eigenen Cloud. Mit den entsprechenden Kenntnissen, kannst du den Messenger durch den offenen Quellcode ganz an deine Bedürfnisse anpassen. Mattermost bietet dir die Zwei-Faktor-Authentisierung und eine mobile Nutzung des Dienstes.

    Bei RocketChat kannst du ebenfalls verschiedene Kanäle eröffnen, telefonieren, mit Kolleg:innen Nachrichten schreiben, Dokumente teilen und dich austauschen. Auch dieser Anbieter ist ein Open-Source Angebot. Das bedeutet, dass du es mit den entsprechenden Programmierkenntnissen genau auf die Bedürfnisse deiner Arbeit oder deines Unternehmens anpassen kannst.

    Mach bitte regelmäßig ein Backup deiner Messenger und achte darauf, immer die neueste Version zu installieren. Es lohnt sich bei allen Messenger-Diensten, die Datenschutzbestimmungen und AGB zu lesen und sie nicht einfach nur anzunehmen. Letztendlich liegt die Entscheidung bei dir, welchen Messenger du nutzen möchtest und wie wichtig dir der Schutz deiner Daten ist.

  • Wenn du einen Messenger nutzen möchtest, brauchst du zuerst eine Internetverbindung und dein Smartphone. Dann gehst du so vor:

    1. Herunterladen

    Such in deinem App-Store nach der App, die du nutzen möchtest und lade sie herunter.

    2. Registrieren

    Als nächstes musst du dich bei der Messenger-App registrieren. Das geht meistens sehr schnell und einfach. Folge einfach den Anweisungen auf dem Bildschirm. Lass dich nicht verunsichern, wenn du nach deiner Handynummer gefragt wirst. Die App braucht diese, um dich zu verifizieren. Du bekommst dann einen Code per SMS zugeschickt, den du in die App eingeben musst. Damit bestätigst du deine Identität.

    3. Einrichten

    Anschließend kannst du den Messenger nach deinem Ermessen einrichten. Du kannst, zum Beispiel, deinen Namen eingeben und ein Foto von dir einstellen, wenn du das möchtest.

    Wir raten dir, die Datenschutzeinstellungen gründlich zu lesen und nicht nur zu überfliegen. Du kannst dann entscheiden, welchen Zugriff du der App erteilen möchtest. Darf diese auf deine Kontakte und Medien zugreifen oder willst du das nicht? Du kannst diese Einstellung auch jederzeit wieder ändern.

  • Immer mehr Unternehmen nutzen Messenger, damit sich Mitarbeitende und Teams schnell und unkompliziert miteinander vernetzen können. Sie können auch für die Kommunikation mit Kund:innen sinnvoll sein. In vielen Fällen ersetzt das Schreiben von Messenger-Nachrichten das Schreiben von E-Mails. Oft geht es dabei gar nicht um inhaltliches, sondern eher um schnelle Absprachen und Erfahrungsaustausch. Im beruflichen Kontext solltest du aber dennoch ein paar Dinge beachten:

    Versuche, private Messenger-Dienste zu vermeiden.

    Ob Slack oder WhatsApp, Teams oder Telegram: Sobald man anfängt, die eher privat genutzten Messenger-Dienste auch für Berufliches zu nutzen, können schnell Grenzen verschwimmen und nicht nur private Bilder versehentlich mit Geschäftspartner:innen geteilt werden (beispielsweise über das eigene Profilfoto), sondern auch die Work-Life-Balance in Mitleidenschaft gezogen werden. Es lässt sich jedoch nicht immer vermeiden. In dem Fall solltest du über ein Arbeitshandy mit einer eigenen Telefonnummer nachdenken.

    Halte die Bestimmungen der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) ein.

    Bitte beachte, dass bei manchen Messenger-Diensten alle Kontakte aus deinem Adressbuch an den Dienst geschickt werden. Gemäß der DSGVO musst du aber von jedem Kontakt vorher die Zustimmung für das Teilen seiner/ihrer Daten einholen. Achte bei der Messengerwahl also möglichst darauf, einen Dienst auszuwählen, der DSGVO-konform ist.

    Teile keine vertraulichen Informationen über Messenger.

    Vertrauliche Geschäftsinterna solltest du nur verschlüsselt oder gar nicht per Messenger versenden. Dazu gehören auch Passwörter und personenbezogene Daten wie die E-Mail-Adresse und Telefonnummer von Kund:innen.

    Der Anbieter Virtual Solution AG hat die App SecurePIM entwickelt, die Messenger, E-Mail und Telefonie sicher vereint. Diese App kann auch auf privaten Geräten installiert werden. Sie trennt geschäftliche und persönliche Daten und ist DSGVO-konform.

Mein Wissen üben Gelernt

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